Confluence

MATSE-Dienste

Datenschutzerklärung nach den Vorgaben der DSGVO „MATSE-Dienste“

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Rektor der RWTH Aachen
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Webseite: www.rwth-aachen.de/rektorat

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Datenschutzbeauftragter der RWTH
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 93665
Telefax: +49 241 80 92678
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
Webseite: www.rwth-aachen.de/datenschutz

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten der Nutzenden werden grundsätzlich nur verarbeiten, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website (im weiteren „MATSE-Dienste“ benannt) sowie der Inhalte und Leistungen der Ausbildungsgruppe MATSE erforderlich sind. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzenden erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzenden. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person eingeholt wird, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Nutzenden werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf der MATSE-Dienste erfasst das Software-System automatisiert Daten und Informationen des Computersystems des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  1. (1) Die IP-Adresse der nutzenden Person
  2. (2) Webseiten, von denen das System der nutzenden Person auf unsere Internetseite gelangt ist

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles der MATSE-Dienste gespeichert. Nicht hiervon betroffen sind Daten, die die Zuordnung der Daten zu einer nutzenden Person ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der nutzenden Person findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner der jeweiligen Person zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der nutzenden Person für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. In diesem Fall beträgt die Speicherdauer 4 Wochen. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der nutzenden Person keine Widerspruchsmöglichkeit.

V. Verwendung von Cookies

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die MATSE-Dienste verwenden Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Person, welche die Matse-Dienste nutzt, gespeichert werden. Grundsätzlich gilt: Wird eine Webseite aufgerufen, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Person, welche die Webseite aufgerufen hat, gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Die MATSE-Dienste setzen Cookies ein, um diese Webseite nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

  1. (1) Session-Ids

Die MATSE-Dienste verwenden darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzenden durch Matomo ermöglichen.
Beim Aufruf der MATSE-Dienste wird die nutzende Person über die Verwendung von Cookies zu Analysezwecken informiert und ihre Einwilligung zur Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten eingeholt. In diesem Zusammenhang erfolgt auch ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung der nutzenden Person Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Webseiten für die Nutzenden zu vereinfachen. Einige Funktionen der MATSE-Dienste können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Für folgende Anwendungen benötigen die MATSE-Dienste Cookies:

  1. (1) Shibboleth-Session
  2. (2) Session für die MATSE-Dienste
  3. (3) Matomo (siehe VIII.)

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Daten der Nutzenden werden nicht zur Erstellung von Profilen verwendet.
Die Verwendung der Analyse-Cookies erfolgt zu dem Zweck, die Qualität der MATSE-Dienste und ihre Inhalte zu verbessern. Durch die Analyse-Cookies erfahren wir, wie die MATSE-Dienste genutzt werden und können so unser Angebot stetig optimieren.
In diesen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der Person, welche die MATSE-Dienste nutzt, gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher hat die nutzende Person der MATSE-Dienste die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen im Internetbrowser der nutzenden Person kann diese die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für die MATSE-Dienste deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der MATSE-Dienste vollumfänglich genutzt werden.
Der Einwilligung zur Verwendung von Cookies zu Analysezwecken kann jederzeit widersprochen werden.

VI. Mailinglisten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von E-Mails keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für den Versand der E-Mails und nur im Zuge der Ausbildung/des Studiums an die betreffenden Auszubildenden versandt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Der Versand der E-Mails erfolgt im Interesse der Auszubildenden, um sie z.B. über aktuelle Änderungen im Stundenplan oder im Tagesablauf zu informieren. Aber auch um die jeweiligen betreuenden Personen z.B. bei versäumter Klausuranmeldung zu informieren und somit ein Abschließen der Ausbildung/des Studiums für die Auszubildenden zu sichern.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adressen der Auszubildenden werden spätestens nach 2 Jahren Inaktivität gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

VII. E-Mail-Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es ist eine Kontaktaufnahme über eine bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der nutzenden Person gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten die per E-Mail übermittelt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit der nutzenden Person beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die nutzende Person hat jederzeit die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt die nutzende Person per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann sie der Speicherung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
Dieser Widerspruch ist in Form einer E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de zu erreichen.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

VIII. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die MATSE-Dienste nutzen das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK) zur Analyse des Surfverhaltens der Nutzenden. Diese Software setzt ein Cookie auf dem Rechner der nutzenden Person (zu Cookies siehe bereits oben). Werden Einzelseiten der MATSE-Dienste aufgerufen und hat die nutzende Person der Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verwendeten personenbezogenen Daten zugestimmt, so werden folgende Daten gespeichert:

  1. (1) Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems der nutzenden Person
  2. (2) Die aufgerufene Webseite
  3. (3) Die Webseite, von der die nutzende Person auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
  4. (4) Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
  5. (5) Die Verweildauer auf der Webseite
  6. (6) Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der MATSE-Dienste. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der nutzenden Personen findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.
Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.: 192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung der nutzenden Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzenden ermöglicht eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzenden der MATSE-Dienste. Durch die Auswertung der gewonnenen Daten können Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammengestellt werden. Dies hilft dabei, die Webseite MATSE-Dienste und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt das berechtigte Interesse in der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch die Anonymisierung der IP-Adresse wird dem Interesse der Nutzenden an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden. In diesem Fall ist dies nach 400 Tagen der Fall.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner der nutzenden Person gespeichert und von diesem an die MATSE-Dienste übermittelt. Daher hat die nutzende Person die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in ihrem Internetbrowser kann die nutzende Person die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für die MATSE-Dienste deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden. Nähere Informationen zu den Einstellungen zur Privatsphäre der Matomo Software befinden sich unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/.
Der Einwilligung zur Verarbeitung der Daten zu Analysezwecken kann jederzeit widersprochen werden.

IX. IdM-Benutzerkennung (ehemals TIM-ID)

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die IdM-Benutzerkennung (ehemals TIM-ID) ist eine RWTH-interne Kennung zur eindeutigen Identifizierung einer nutzenden Person von Systemen der RWTH. Die zu verarbeitenden Daten werden von Shibboleth/IdM geliefert und als Datensatz mit dem Namen in der Datenbank abgelegt. Sie werden bei jedem Besuchen der Seite aktualisiert, wenn schon ein Datensatz mit der IdM-Benutzerkennung (ehemals TIM-ID) existiert. Dieser kann nur von Admins geändert werden. Dies gilt für MATSE-Auszubildende, MATSE-Ausbildende/Betreuende, Mitarbeitende der MATSE-Ausbildungsgruppe, sowie jede Person mit einem RWTH-Konto, die die Seite besucht.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die IdM-Benutzerkennung (ehemals TIM-ID) dient der Identifizierbarkeit einer nutzenden Person innerhalb der Systeme der RWTH, um dieser die richtigen Daten anzeigen zu können.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht. Der Account wird bei Beendigung der Ausbildung deaktiviert (Coupon gelöscht), die Daten können nicht sofort gelöscht werden, da es Auszubildende gibt, die nach Beendigung ihrer Ausbildung noch weiter studieren.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

X. Personalnummer

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Personalnummer wird über Shibboleth mitgeteilt und beim ersten Besuch der Seite zur IdM-Benutzerkennung (ehemals TIM-ID) abgespeichert und bei anschließenden Besuchen aktualisiert. Die Daten können von Admins in der Datenbank geändert werden, werden aber beim nächsten Besuch der Seite wieder überschrieben. Die Personalnummer wird innerhalb der MATSE-Dienste nur lesend verwendet. Dies betrifft nur RWTH MATSE-Ausbildende/Betreuende.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

In der Ausbildungsverwaltungssoftware ist die Verknüpfung zwischen Ausbildenden/Betreuenden und deren Auszubildenden gespeichert. Um den Account der MATSE-Dienste mit zusätzlichen Daten in der Ausbildungsverwaltungssoftware verknüpfen zu können, wird die Personalnummer benötigt.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht. Der Account wird bei Beendigung der Ausbildung deaktiviert (Coupon gelöscht), die Daten können nicht sofort gelöscht werden, da es Auszubildende gibt die nach Beendigung ihrer Ausbildung noch weiter studieren.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XI. Anwesenheitsdaten und Unterschriften

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Anwesenheitsdaten, damit gemeint sind die Daten, die beschreiben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Auszubildenden in den Vorlesungen und Übungen anwesend waren, werden von einer Person mit der Rolle MATSE-Ausbildungsverwaltung eingegeben. Eine Manipulation der Daten von dieser Person ist möglich, bis die Ausbildenden/Betreuenden der fehlenden Auszubildenden informiert wurden. Anschließend können die Daten nur noch von Admins geändert werden. Die für die Anwesenheitskontrolle nötigen Unterschriften werden entweder digital auf einem Tablett oder auf Papier erzeugt. Die digitalen Unterschriften werden nach der Veranstaltung an die MATSE-Dienste übermittelt. Die Unterschriftenlisten auf Papier werden täglich durch die Ausbildungsverwaltung der Ausbildungsgruppe MATSE in die MATSE-Dienste eingetragen. Dort werden alle Daten zu den Unterschriften in Verbindung mit den Auszubildenden und den Veranstaltungen abgespeichert und bestätigen, dass die auszubildende Person anwesend war. Nach einer Woche können die Daten nicht mehr über die Anwendung geändert werden und bleiben insgesamt für 6 Monate einsehbar.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung findet sich im Regelwerk MATSE unter Punkt 1 sowie Art.6 DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt, da die Auszubildenden verpflichtet sind, an den Vorlesungen und Übungen teilzunehmen. Die Anwesenheit muss daher von der MATSE-Ausbildungsgruppe kontrolliert werden. Erreicht wird dies in Form einer elektronischen Unterschriftenliste oder einer Unterschriftenliste auf Papier, beide dienen zur Feststellung der Anwesenheit.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach sechs Monaten werden die Daten endgültig gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XII. Hausaufgabendaten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Hausaufgaben werden von den studentischen Korrigierenden und dem Organisierenden der Hausaufgaben eingegeben. Wobei die studentischen Korrigierenden nur die Hausaufgabendaten der ihnen zugeteilten Studierenden sehen und ändern können. Die Hausaufgabenergebnisse können von den Auszubildenden eingesehen werden, hier kann der Auszubildende nur seine eigenen Hausaufgabenergebnisse einsehen. Die studentischen Korrigierenden können die Ergebnisse der aktuellen und der letzten 2 Übungen (ca. 3 Wochen) ändern. Alle vorangegangenen Übungen sind nicht mehr änderbar. Der Organisierende kann die Daten des aktuellen und letzten Semesters uneingeschränkt ändern. Die Admins können auch Daten älterer Semester ändern. Über die Änderungen, die über die MATSE-Dienste getätigt werden, wird ein Log geführt. Dies gilt ebenso für die Probeklausuren der Auszubildenden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE Punkt 6.1.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Punkt 6.1 des Regelwerkes besagt, dass die Hausaufgabenergebnisse von Auszubildenden eingesehen werden können.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XIII. Vorname und Nachname

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es werden der Vorname und der Nachnahme der MATSE-Auszubildenden, MATSE-Ausbildenden/Betreuenden, Mitarbeitenden der MATSE-Ausbildungsgruppe, sowie von jedem mit einem RWTH Konto gespeichert, wenn die MATSE-Dienste besucht werden. Die Daten werden von Shibboleth/IdM geliefert und gespeichert, sowie bei jedem Besuch aktualisiert. Eine Änderung kann nur von Admins vorgenommen werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung dient zur Identifizierung der Person für die Organisierenden.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XIV. E-Mail-Adresse

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die E-Mail-Adresse einer nutzenden Person wird von den RWTH internen Exporten geliefert und gespeichert, sowie bei jedem Besuch der Seite aktualisiert. Sie kann von Admins geändert werden (bei nächstem Besuch der nutzenden Person wird die E-Mail-Adresse überschrieben). Sollte kein Datensatz der nutzenden Person in den Exporten vorhanden sein, wird die gespeicherte E-Mail-Adresse nicht verändert. Dies betrifft MATSE-Auszubildende, MATSE-Ausbildende/Betreuende, Mitarbeitende der MATSE-Ausbildungsgruppe, sowie jede Person mit einem RWTH Konto, die die Seite besucht.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

git stat

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die E-Mail-Adresse ist notwendig, um aus den MATSE-Diensten heraus E-Mails an Auszubildende/Ausbildende/Betreuende schicken zu können.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XV. MATSE-Nummer

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es wird die intern vergebene MATSE-Nummer, die zu Beginn der Ausbildung jeder auszubildenden Person zugeteilt wird, gespeichert. Die MATSE Nummer wird von Shibboleth/IdM mitgeteilt und beim ersten Besuch der Seite zur IdM-Benutzerkennung (ehemals TIM-ID) abgespeichert und bei anschließenden Besuchen aktualisiert. Sie kann von Admins in der Datenbank geändert werden, wird aber beim nächsten Besuch der Seite wieder überschrieben. Innerhalb der MATSE-Dienste wird die MATSE-Nummer nur lesend verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung ist notwendig um den Account aus den MATSE-Diensten mit der Akte aus Genesis World zu verbinden.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XVI. Matrikelnummer

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Matrikelnummer wird beim ersten Besuch der Seite abgespeichert und bei anschließenden Besuchen aktualisiert. Die Daten können von Admins in der Datenbank geändert werden, werden aber beim nächsten Besuch der Seite wieder überschrieben. Die Matrikelnummer wird innerhalb der MATSE-Dienste nur lesend verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung ist notwendig um Informationen, die von der FH-Aachen kommen, den Auszubildenden zuordnen zu können sowie Studienleistungen an die FH-Aachen zu übermitteln.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XVII. Belegte Module und Spezialisierungen

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es wird gespeichert, an welchen Modulen die Auszubildenden teilgenommen haben und welche Spezialisierungen sie gewählt haben. Dies betrifft alle Auszubildenden. Die Module werden von den Auszubildenden gewählt (Wahlmodule) bzw. am Anfang des Semesters eingetragen (Pflichtmodule). Auszubildenden können von Admins und Personen mit der Rolle MATSE-Ausbildungsverwaltung jederzeit zu Modulen hinzugefügt oder aus Modulen entfernt werden. Die belegten Module können von den Auszubildenden, ihrer/-m Ausbilder/-in und ihren Betreuenden, sowie von Personen der Verwaltung eingesehen werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE in Punkt 6.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung der Daten ist notwendig, da wie in Punkt 6 des MATSE Regelwerkes erklärt, die Wahl der Wahlpflichtmodule in den MATSE-Diensten stattfindet. Außerdem wird für die Organisation der Wahl- und Pflichtmodule die Information, wer welche Module und Spezialisierungen belegt hat, benötigt.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XVIII. Praxisberichte

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Berichte der Auszubildenden über praktische Arbeiten im 4. und 5. Semester werden gespeichert. Die Praxisberichte werden von den Auszubildenden erstellt und in den MATSE-Diensten hochgeladen. Die Berichte selber können über die MATSE-Dienste nicht mehr verändert werden und stehen nur den Rollen Hiwi, MATSE-Ausbildungsverwaltung und Admin lesend zur Verfügung. Es ist lediglich ein Kommentieren und Akzeptieren oder Ablehnen des Berichtes möglich.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO sowie der Leitfaden Praxisbericht.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Praxisberichte sind Teil der Studienleistung der dualen Auszubildenden. Ihr Vorhandensein und Inhalt werden von der MATSE-Ausbildungsgruppe kontrolliert und anschließend das Ergebnis an das Prüfungsamt der FH Aachen in Jülich gemeldet, welches diese Leistung in den Studienverlaufsplänen der dualen Auszubildenden einträgt. Für einen einfacheren Ablauf dieser Tätigkeit der Mitarbeitenden der MATSE-Ausbildungsgruppe werden diese in den MATSE-Diensten von den Auszubildenden hochgeladen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XIX. Zusammenfassung und Vortragsfolien der Seminararbeit

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Ausarbeitung und Zusammenfassung der Seminararbeit werden gespeichert. Die Berichte selber können über die MATSE-Dienste nicht mehr verändert werden, stehen aber öffentlich lesend zur Verfügung. Dabei wird auch der vollständige Name des Auszubildenden veröffentlicht. Der Auszubildende kann beim Hochladen einen Sperrvermerk setzen, dann sind die Dateien nur den Admins zugänglich. Die Rollen Hiwi, MATSE-Ausbildungsverwaltung und Admin können in jedem Fall sehen, ob die Seminararbeit eingetragen wurde.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO sowie die Handreichung Ablauf Seminararbeit.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die dualen Auszubildenden sind im Rahmen des Studiengangs zur Erbringung der Leistung eines Seminarvortrags verpflichtet. Diese Seminararbeitsthemen werden von jedem dualen Auszubildenden in den MATSE-Diensten hochgeladen. Es wird kontrolliert, ob jeder Auszubildende ein Thema eingereicht hat.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XX. Regelwerkvorfallzettel

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Regelwerkvorfallzettel, die bei Regelwerkvorfälle von den Auszubildenden ausgefüllt werden, werden gespeichert. Diese werden zunächst von einem Auszubildenden ausgefüllt und von einer Person mit der Rolle MATSE-Ausbildungsverwaltung eingescannt und in die MATSE-Dienste hochgeladen. Regelwerkvorfallzettel werden nach einem Semester gelöscht, außer es ein*e Auszubildende*r hat 3 oder mehr Regelwerkvorfallzettel vorliegen. Diese bleiben bis zum Ende der Ausbildung erhalten und werden erst zum Ausbildungsende gelöscht, um die Entwicklung der auszubildenden Person im Auge behalten zu können. Die Regelwerkvorfallzettel (eingescanntes PDF) können über die MATSE-Dienste nicht mehr verändert werden und nur Personen mit der Rolle MATSE-Ausbildungsverwaltung oder Admin können diese lesen. Es besteht die Möglichkeit, sie als bearbeitet oder ungültig zu markieren oder zu löschen. Den Admins ist es möglich, direkte Manipulation an den Zetteln auf dem Server vorzunehmen.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Im Regelwerk MATSE ist aufgeführt, dass bei Regelwerkvorfällen ein Regelwerkvorfallzettel durch den Auszubildenden ausgefüllt werden muss. Diese werden zur einfacheren Verwaltung in den MATSE-Diensten abgespeichert.

4. Dauer der Speicherung

Regelwerkvorfallzettel werden in der Regel nach einem Semester gelöscht, außer es liegt der Fall vor, dass während eines Semesters ein*e Auszubildende*r mehr als 3 Regelwerkvorfallzettel erstellt hat. Diese werden zur Nachkontrolle bis zum Ende der Ausbildung gespeichert und dann gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XXI. Noten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Prüfungsergebnisse der Auszubildenden werden gespeichert. Um ein filigranes Eintragen der Leistungen zu ermöglichen, können auch das Notenschema einer Prüfung und die erreichten Punkte gespeichert werden. Die Noten stehen den Auszubildenden lesend zur Verfügung und können von Personen mit der Rolle MATSE-Ausbildungsverwaltung oder Admin eingetragen, geändert und gelöscht werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO, der Kooperationsvertrag sowie das Regelwerk MATSE.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Prüfungen sind bei Auszubildenden als duale Studierende sowohl Studien- als auch Ausbildungsleistungen. Bei der Leistungskontrolle der Auszubildenden werden die Noten der Prüfungen inklusive der erreichten und möglichen Punkte herangezogen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Nach zwei Jahren Inaktivität, im Normalfall also zwei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, werden die Daten gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XXII. Kandidatenlisten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Kandidatenliste einer Klausur werden in den MATSE-Diensten archiviert. Das Lesen, Herunterladen, Löschen oder Ersetzen der Liste ist nur für Personen mit der Rolle MATSE-Ausbildungsverwaltung oder Admin möglich.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO und das Regelwerk MATSE sowie die Prüfungsordnung des Studiengangs angewandte Mathematik und Informatik.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Kandidatenlisten werden zur Klärung bei Unstimmigkeiten der eingetragenen Noten genutzt.

4. Dauer der Speicherung

Die Kandidatenlisten müssen 4 Jahre archiviert werden, danach werden sie gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XXIII. Bewerbungsdaten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die E-Mail-Adresse und der vollständige Name einer bewerbenden Person wird von den RWTH internen Exporten geliefert und gespeichert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung dient zur Identifizierung der Person für die Organisierenden sowie zum Versenden von E-Mails an die Bewerbenden. Dies dient einer persönlichen und zielgerichteten Bearbeitung der Bewerbung.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden 1 Bewerbungsjahr gespeichert und dann gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Verweis auf die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten im Zuge der Bewerbung als Auszubildende*r an der RWTH Aachen.

XXIV. Kenntnistest Ergebnis

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die erzielten Punkte einer sich bewerbenden Person im Kenntnistest werden gespeichert. Die Ergebnisse werden in den MATSE-Diensten nur lesend verwendet. Die Ergebnisse werden über eine Schnittstelle von RWTHmoodle bereitgestellt und können von Admins (alle Berufe) und Personen mit der Rolle Kenntnistest Admin (zugewiesene Berufe) angesehen werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Das Bestehen des Kenntnistests ist eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Bewerbung.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden 1 Bewerbungsjahr gespeichert und dann gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Verweis auf die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten im Zuge der Bewerbung als Auszubildende/r an der RWTH Aachen.

XXV. RWTHmoodle ID und RWTHmoodle Benutzername

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Kenntnistest wird in RWTHmoodle durchgeführt, aber in den MATSE-Diensten organisiert. Jedem Teilnehmenden wird automatisch ein RWTHmoodle Account generiert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden benötigt, um eine Person in den beiden Systemen eindeutig zuzuordnen und eine zielgerichtete Bearbeitung und Durchführung des Kenntnistests zu gewährleisten.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden 1 Bewerbungsjahr gespeichert und dann gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Verweis auf die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten im Zuge der Bewerbung als Auszubildende/r an der RWTH Aachen.

XXVI. Daten externer Ausbildungsbetriebe

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Daten zu den externen Ausbildungsbetrieben werden aus den RWTH internen Exporten geladen. Zu allen Mitarbeitenden der externen Ausbildungsbetriebe werden ihre Rollen, ihr Name und ihre Kontaktdaten gespeichert, sowie zu jedem externen Ausbildungsbetrieb die Adresse, die gemeldeten Stellen und der Werbestatus. Im Datenabgleich werden alle Daten zu gespeicherten Mitarbeitenden und Auszubildenden eines externen Ausbildungsbetriebs angezeigt und können dort von den externen Ausbildungsbetrieben bearbeitet und gelöscht werden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage dient hier der Art.6 DSGVO, der Kooperationsvertrag sowie das Regelwerk Matse.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Identifizierung einer Person sowie ihre Rollen in ihrem Ausbildungsbetrieb für die Organisierenden.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gespeichert, bis der Kooperationsvertrag endet oder der Ausbildungsbetrieb die Daten im Datenabgleich löscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Zusammen mit der Einwilligung zum Regelwerk MATSE und damit den Rahmenbedingungen der Ausbildung zur/zum Mathematisch-technischer/-m Softwareentwickler/in ist das Widerspruchsrecht insofern eingeschränkt, als dass ohne diese Daten eine Organisation der Ausbildung nicht möglich ist. Daher ist die Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit alleine dadurch dargestellt, als dass die Zustimmung zum Regelwerk MATSE und damit auch zur Ausbildung widerrufen werden kann. Sollte nach Beendigung der Ausbildung der Wunsch bestehen, Daten zu löschen, bevor sie nach 2 Jahren automatisch gelöscht werden, kann eine E-Mail an matse@itc.rwth-aachen.de gesendet werden, mit Angabe der Daten, die gelöscht werden sollen.

XXVII. Rechte der betroffenen Person

1. Auskunftsrecht

Sie können als betroffene Person von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von den MATSE-Diensten verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  1. (1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
  2. (2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
  3. (3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
  4. (4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
  5. (5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  6. (6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  7. (7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
  8. (8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

XXVIII. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

XXIX. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

  1. (1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  2. (2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  3. (3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  4. (4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

XXX. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  1. (1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  2. (2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  3. (3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  4. (4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  5. (5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  6. (6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Informationen an Dritte
Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  1. (1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  2. (2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  3. (3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
  4. (4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  5. (5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

XXXI. Recht auf Unterrichtung

Wenn Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht haben, so ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

XXXII. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

  1. (1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
  2. (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

XXXIII. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

XXXIV. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

XXXV. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

  1. (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
  2. (2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
  3. (3) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

XXXVI. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Aachen, im Mai 2024